Prosedur pelaksanaan kas kecil sesuai karakteristiknya

Prosedur pelaksanaan kas kecil sesuai karakteristiknya, yang sering ditemui serta menjadi masalah adalah untuk mendapatkan bukti pengeluarannya "

Dalam melakukan transaksi bisnis, perusahaan tidak selalu mengeluarkan dana besar untuk membayar sesuatu. 

Namun fakta, perusahaan mengeluarkan uang dengan nominal yang kecil, tapi dengan kuantitas yang banyak. 

Baca juga : Artikel yang terkait

Silahkan gunakan fungsi Google Search Engine  untuk mendapatkan informasi website 

lainnya yang lebih luas dan lengkap tentang bahasan ini

Gambar - Prosedur pelaksanaan kas kecil

Prosedur pelaksanaan kas kecil dalam pembentukan dan menetapkannya

Prosedur pelaksanaan kas kecil, dan mengelola kas kecil sangat penting dalam operasional perusahaan. Kas kecil di peruntukan untuk biayai transaksi yang relatif kecil. 

Prosedur mengelola kas kecil, perusahaan sebaiknya memiliki pengelolaan kas kecil. Kas kecil dapat di efisiensi kerja pemegang kas besar. 

Kas kecil (Petty Cash) adalah sejumlah dana yang dibentuk khusus untuk pengeluaran yang bersifat rutin dan relatif kecil jumlahnya.

Pengeluaran-pengeluaran seperti pembiayaan konsumsi untuk kepentingan rapat, biaya parkir dan lain sebagainya. 

a. Pembentukan Kas kecil

Prosedur pelaksanaan kas kecil. Prosedur dan pelaksanaannya, tentunya dengan pertimbangan dan perhitungan yang matang. 

Dan perlu juga adanya pembatasan-pembatasan transaksi-transaksi yang dapat dilaksanakan dengan dana kas kecil.

Manajemen perusahaan hendaknya mengelola kas kecil dengan baik. Menentukan dan menerapkan sistem / methote kas kecil.

Methode yang akan dipergunakan atau dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi yang ada pada perusahaan.

➢ Imprest fund system (Sistem Dana Tetap)

Dengan metode ini, Kas kecil yang dibentuk oleh perusahaan bersifat tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah Kas kecil. 

Misalkan dirasakan bahwa Kas kecil yang dibentuk ternyata tidak sesuai lagi dengan sikon sehingga perlu disesuaikan jumlahnya.

➢ Fluctuation fund system (Sistem dana Berubah)

Sistem ini menghendaki bahwa jumlah Kas kecil tidak ditetapkan tetapi dapat di sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. 

Misalkan pada waktu membentuk dana Kas kecil perusahaan atau organisasi sebesar Rp. 2.000.000, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan. 

Pada saat diisi kembali, jumlahnya tidak harus sama dengan jumlah sebelumnya bisa saja kurang atau pun lebih.

b. Menetapkan Kas kecil

Prosedur pelaksanaan kas kecil. Dari uraian diatas jelas bahwa dana Kas kecil hanya diperuntukan bagi transaksi / pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. 

Yang selayaknya tidak dilaksanakan dengan menggunakan Cek. Oleh sebab itu perusahaan perlu menetapkan Kas kecil dengan batasan-batasan transaksi-transaksi. 

Dapat dilaksanakan dengan dana Kas kecil. Atau menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan Kas kecil.

➢ Penetapan dana Kas kecil

Manajemen dalam penetapan pembentukannya termasuk besarnya jumlah dana Kas kecil. Penetapan methodenya dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

➢ Methode

• Imprest Fund System (Sistem Dana Tetap)

• Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah).

c. Menetapkan plafond Kas kecil

Prosedur pelaksanaan kas kecil. Menetapkan plafond kas kecil pihak manajemen harus sudah menetapkan saldo Kas kecil yang disesuaikan dengan kebutuhan. 

Ada dua jenis metode pencatatan Kas kecil yang bisa digunakan sebagai dasar dalam menentukan jumlah saldo petty cash. 

Biasanya pada akhir periode kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecil sejumlah yang sudah dikeluarkan. 

Dengan demikian pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali.

d. Menentukan petugas Kas kecil

Prosedur pelaksanaan kas kecil. Setelah batas saldo ditetapkan, maka selanjutnya harus ada personel yang bertanggung jawab.

Terhadap pengelolaan Kas kecil atau biasa disebut dengan kasir Kas kecil. Karena petugas Kas kecil ini menangani transaksi kecil yang sifatnya rutin.

Tidak semua personel dapat menempati posisi ini. Menentukan petugas Kas kecil ada beberapa kriteria yang harus dipertimbangkan dalam menentukan posisi Petugas.

Petugas harus :

• Menguasai dasar-dasar akuntansi

• Mampu handle transaksi dalam jumlah kecil

• Jujur

• Konsisten

• Minimum menguasai program komputer seperti excell. 

Selain itu pihak manajemen sebaiknya juga memberikan training. Training sebelum petugas memulai tugasnya. 

Seperti memberi arahan prosedur pengisian kembali Kas kecil, hingga cara rekonsiliasi kas kecil serta prosedur pembelian.

Prosedur pelaksanaan kas kecil dalam pengisian Kas kecil

Prosedur pelaksanaan kas kecil, Petugas Kas kecil harus selalu menghitung nominal Kas kecil secara fisik setiap selesai melakukan transaksi. 

Setelah dihitung, fisik kas kecil di cocokkan. Tahapan-tahapan pengelolaan dalam penggunaan dana yang ada. 

Sehingga ketika laporan penggunaan Kas kecil diminta oleh pihak-pihak yang terkait dapat ditunjukkan dengan segera dan lengkap tanpa ada kesalahan. 

a. Tahapan-tahapan mengelola dana kas kecil

Di cocokkan dengan pencatatan Kas kecil yang sudah dibuat oleh kasir kas kecil. Perlengkapan untuk mempertanggungjawabkan atas penggunaan dana Kas kecil meliputi

Rekapitulasi transaksi penggunaan dana Kas kecil (lihat contoh 2) hal ini yang Mencakup :

• Tanggal transaksi

• Uraian untuk transaksi penggunaan dana Kas kecil

• Jumlah transaksi Kredit (Cr)Transaksi Debet (Dr) di isi pada saat menerima dana tambahan (pengisian ulang dana Kas kecil)

• Nomer rekening Buku besar (mata anggaran)

• Keterangan bila diperlukan (misal, biaya tambal Ban mobil No. XXXX )

Alat Bukti (voucher) yang mendukung / alasan pengeluaran transaksi Mencakup :

• Jumlah hanya untuk sisi Kredit (Cr)

• Nomer rekening Buku besar (mata anggaran)

• Keterangan bila diperlukan (misal, biaya tambal Ban mobil No. XXXX)

Uraian untuk transaksi penggunaan dana Kas kecil, uraian pada alat bukti transaksi ini. Sebaiknya lebih detail (rinci) dibandingkan dengan daftar rekapitulasi transaksi.

Pengesahan dari pejabat yang berwewenang baik sebelum / sesudahnya transaksi itu dilaksanakan.

Maksudnya adalah agar menjadi dasar / alasan mengeluarkan/melaksanakan transaksi / penggunaan dana Kas kecil.

Pengesahan / Persetujuan dari pejabat yang berwewenang. Hal ini wajib untuk dilaksanakan oleh petugas memegang dana Kas kecil. 

Pengesahan tersebut untuk dasar/alasan mengeluarkan/melaksanakan transaksi / penggunaan dana Kas kecil. 

Hal yang terpenting adalah dasar/alasan untuk pengisian kembali dana Kas kecil (Replenishment) selanjutnya pengelolaan Kas kecil.

Pengelolaan merupakan proses pengelolaan bukti transaksi dana kas kecil. Sampai pencatatan buku kas kecil dan melaksanakan prosedur pengelolaan Kas Kecil :

• Jumlahnya dana kas kecil yang dibentuk untuk membiayai transaksi-transaksi yang relatif kecil

• Jumlahnya dana Kas kecil dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

• Dana Kas kecil disimpan dalam petty cash box

• Dana Kas kecil dikelola oleh Petugas pengguna dana Kas kecil.

Petugas yang mengelola dana Kas kecil yang ditunjuk oleh manajemen adalah petugas bukan petugas pemegang buku Kas besar (Kasir/Teller). 

Dengan terbentuknya Kas kecil maka manajemen sekaligus menetapkan juga prosedur pengelolaan Kas kecil.

Menetapkan dana Kas kecil, Perlengkapan dan peralatan yang diperlukan dalam pengelolaan dana Kas kecil :

• Formulir surat permintaan untuk pengisian dana Kas Kecil

• Formulir Bukti pengeluaran dana Kas kecil (contoh Gambar No. 1)

• Formulir Datar rekapitulasi penggunaan dana Kas kecil (contoh Gambar No. 2)

• Alat-alat tulis kantor

• Alat hitung manual dan elektronik.

b.  Prosedur pengajuan dana Kas kecil

Prosedur mengelola Kas kecil atau petty cash merupakan akun yang khusus digunakan untuk keperluan transaksi kecil dan rutin.

Karakteristik kas kecil meliputi :

• Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari nominal tertentu yang telah ditentukan oleh pihak manajemen. Setiap perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

• Digunakan untuk mendanai transaksi kecil yang rutin setiap harinya.

• Disimpan dalam petty cash box.

• Ditangani oleh kasir Kas Kecil.

Prosedur mengelola kas kecil adalah untuk prosedur penggunaan kas kecil yang pada umumnya digunakan untuk transaksi kecil. 

Transaksi kecil yang terjadi setiap harinya mulai jam operasional hingga akhir jam operasional atau sore hari. 

Perusahaan harus memiliki prosedur pengelolaan kas kecil yang baik, jika perusahaan kehabisan kas kecil. 

Sementara kebutuhan transportasi (pembelian bensin untuk kendaraan pengiriman barang) harus segera dipenuhi.

Mustahil jika kasir memberikan cek atau kartu debit pada sopir. Pengajuan dana Kas kecil, Tidak jarang terjadi transaksi-transaksi karena alasan-alasan tertentu.

Sehingga tidak dibayarkan dengan Kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.

Untuk mengantisipasi manajemen perlu Kas kecil agar supaya menggunakan dana kas kecil dapat dirasakan efektif serta manfaatnya.

• Petugas pemegang dana Kas kecil mengajukan permintaan pengeluaran dana kas kecil kepada Manajemen, untuk mendapatkan persetujuan (Endorse) pengajuan tersebut terdiri dari 2 lembar, lembar 1 untuk (Kasir/Teller) dan lembar ke 2 untuk petugas pemegang Kas kecil (pemakai).

• Petugas Kasir (Teller) Setelah menerima permohonan pengisian kembali dana Kas kecil (Replenishment) yang sudah mendapat Persetujuan dan disahkan oleh pejabat yang berwewenang, maka petugas Kasir (Teller) dapat mengeluarkan / membayarkan dengan bentuk uang tunai atau dalam bentuk Cek. 

• Semua pengeluaran-pengeluaran yang menggunakan dana Kas kecil dalam membiayai oprasional perusahaan/organisasi harus didukung dengan bukti-bukti (voucher) pengeluaran, Bila didalam transaksi tidak mendapatkan buktinya maka Petugas dana Kas kecil harus membuatnya. 

• Pada saat dana Kas kecil telah menipis maka petugas pemegang dana Kas kecil membuat dan persiapkan rekapitulasi pengeluaran dana Kas kecil untuk pertanggungjawaban.

• Petugas Pemegang dana Kas kecil berkewajiban menata nomer bukti berdasarkan terjadinya transaksi serta memberikan pengKODEan Transaksi-transaksi.

• Petugas pemegang dana Kas kecil dapat meminta kembali pengisian dana Kas kecil, setelah mempertanggungjawabkan semua pengeluaran-pengeluaran dan telah diketahui / disetujui oleh pejabat yang berwenang.

• Petugas pemegang dana Kas kecil, saat mempertanggungjawabkan dana Kas kecil dengan menyertakan bukti penerimaan dana Kas kecil yang lalu.

• Petugas pemegang dana kas kecil, sebaiknya mengerti sedikit akuntansi (accounting) atau setidaknya mengerti mata anggaran (akun-neraca Neraca) yang berkaitan akun-akun yang sering dipergunakan dalam melakukan transaksi pengeluaran.

Gambar - Prosedur pelaksanaan kas kecil–
Bukti Penerimaan dan pengeluaran Kas

c. Penggunaan Kas kecil

Prosedur pelaksanaan kas kecil. Petugas Kas kecil hanya diperbolehkan melakukan pembayaran Kas kecil. 

Permohonan pembayaran atas pembelian yang sudah disetujui oleh Financial Controller. Penggunaan Kas kecil harus membuat bukti pengeluaran.

Pengeluaran Kas kecil untuk setiap pengeluaran yang ditandatangani oleh penerima dana. Kemudian transaksi dicatat dalam buku Kas kecil.

Bukti pengeluaran harus disimpan/diarsip. Dengan demikian akan mengurangi beban kerja saat rekonsiliasi penutupan Kas kecil setiap harinya. 

Financial Controller juga harus melakukan pemeriksaan kas kecil dengan membandingkan antara fisik kas kecil dengan catatan. 

Catatan  yang sudah dibuat demi menghindari terjadinya kecurangan. Penggunaan dana Kas kecil untuk membiayai transaksi-transaksi yang pada umumnya relatif kecil.

Sering sekali tidak memiliki alat bukti transaksi (voucher).Petugas pemegang dana Kas kecil sebaiknya menggunakan alat bukti pengeluaran dana kas kecil. 

Petugas pengelola Kas kecil pada saat mempertanggungjawabkan penggunaan dana Kas kecil harus sudah membuat alat bukti pengeluaran. 

Agar mudah dalam pengawasan dan penggunaan dana Kas kecil yang dikelola oleh petugas pengguna dana Kas kecil / pemegang dana Kas kecil.

Gambar - Prosedur pelaksanaan kas kecil –
Pertanggungjawaban penggunaan kas kecil

d.  Pengisian kembali Kas Kecil (Replenishment)

Prosedur pelaksanaan kas kecil. Pengisian kembali dana Kas Kecil (Replenishment) segera dapat dilaksanakan. 

Apabila sisa dana Kas kecil di rasa telah menipis dan tidak akan cukup lagi untuk melaksanakan transaksi-transaksi selanjutnya. 

Jika suatu saat saldo Kas kecil minim, maka petugas Kas kecil harus mengajukan permohonan pengisian kembali kepada Financial Controller. 

Prosedur pengelolaan dana Kas kecil yang dikelola oleh petugas pemegang dana Kas kecil yang jumlah tidak besar. 

Dimaksudkan agar dapat membantu kelancaran operasional perusahaan. Mengurangi kesibukan petugas pemegang Kas besar (Kasir/Teller).

Perlengkapan dokumen yang harus dipersiapkan pengisian kembali dana Kas kecil oleh Petugas pemegang Kas kecil :

• Petugas dana Kas kecil membuat permohonan pengisian kembali dana Kas kecil dengan pengajuan kepada pejabat yang berwewenang.

• Jika permohonan disetujui, Petugas dana Kas kecil dapat menguangkan ke pemegang buku kas besar (Kasir/teller).

• Petugas dana Kas kecil dapat menggunakan dananya sesuai kebutuhan dan telah disetujui dan telah di endorse oleh pejabat yang berwenang untuk itu.

• Setiap terjadinya transaksi yang tidak ada alat buktinya seperti tambal Ban, pembelian snack, biaya Taxi dan lain-lainya, maka petugas dana kas kecil harus membuat / melengkapi dengan alat bukti yang telah di endorse oleh pejabat berwewenang untuk itu.

• Petugas dana Kas kecil membuat laporan pertanggungjawaban penggunaan dana Kas kecil secara lengkap dengan bukti-bukti transaksi. Bila dirasa dananya telah menipis.

• Begitu seterusnya.

Sebagai penutup, diucapkan terima kasih telah meluangkan waktunya untuk membaca artikel Prosedur pelaksanaan kas kecil 

Untuk mendapat informasi lebih luas dan lengkap tentang topik ini, silahkan menggunakan Google Search Engine

Semoga artikel ini memberi manfaat serta inspirasi. Bila ada yang ingin mendiskusikan bisa klik " Contact Us "

Untuk melengkapi pemahaman tentang Prosedur pelaksanaan kas kecil, 

silahkan tonton video dibawah ini.

Video - Prosedur pelaksanaan kas kecil –
MENGELOLA KAS KECIL

Location: Jakarta, Daerah Khusus Ibukota Jakarta, Indonesia

Share :